Jeśli martwisz się o to, w jaki sposób poinformujesz pracowników o przeniesieniu biura, zatrzymaj się tutaj. Prawdopodobnie nie jesteś ekspertem w komunikacji dotyczącej przeprowadzek biurowo-administracyjnych, ale przede wszystkim musisz wiedzieć, że jest to proces wysoce wyspecjalizowany. Tak więc dobry plan komunikacji z personelem w przypadku przeprowadzki biura znacznie wykracza poza informowanie pracowników o zmianie adresu.

Tworzenie Strategii Dobrej Komunikacji z Pracownikami w Biurze

Aby z powodzeniem komunikować się z pracownikami na temat działań relokacyjnych firmy, musisz zaprojektować plan, który aktywnie angażuje pracowników. Tak długo, jak rozpoczniesz komunikację wcześniej, wszystko powinno być w porządku. Pamiętaj, że pracownicy odgrywają dużą rolę w udanej relokacji biura z trzech głównych powodów:

  • Często pakują własny sprzęt (biurko, dokumenty, rzeczy osobiste);
  • Ich spojrzenie na proces jest ważnym czynnikiem jego prawidłowej realizacji;
  • Oba powyższe punkty mają wpływ na to, ile przestojów lub utraconej produktywności firma może doświadczyć w wyniku przeniesienia się do innego biura.

Aby mieć przy przewozie mebli jak najwięcej pracowników, musisz stworzyć dobrą strategię komunikacji i ostrożnie ją stosować. Na koniec możesz nawet być zaskoczony liczbą pracowników, którzy sami zdecydowali się zaoferować dodatkową pomoc.

Oto 13 najlepszych wskazówek, jak komunikować się z pracownikami na temat przeprowadzki biura.

1. Bądź źródłem Inspiracji.

Rozpocznij komunikację tak szybko, jak to możliwe. Nie czekaj tak długo, aż pracownicy zaczną dowiadywać się o przeprowadzce z innego źródła. Może to spowodować nieoczekiwane problemy, które mogą utrudnić przyszły kształt Twojego planu.

2. Zbuduj swoją drużynę.

Tworząc swój plan, uważaj przeprowadzkę do nowego biura za sport drużynowy i nakreśl kilka zasad pracy zespołowej. W skład zespołu wchodzą liderzy z działów biznesowych oraz przedstawiciele funkcjonalni. Liderzy zespołów są tu kluczowi, ponieważ są zaufanymi i szanowanymi pracownikami, którzy mogą dać Ci wgląd w to, jak inni pracownicy czują się w związku z przewozem mebli.

3. Przekaż wiadomość.

Jaki jest właściwy sposób przekazywania kluczowych wiadomości? Jeśli dzielisz się głównie wiadomościami firmowymi za pośrednictwem poczty e-mail, być może powinieneś kontynuować tę drogę. Oprócz ogólnego kanału komunikacji, powinieneś starać się używać wielu różnych taktyk i dzielić się wszystkimi szczegółami dotyczącymi przeprowadzki z menadżerami, aby mogli oni poinformować swoich współpracowników i odpowiedzieć na wszystkie pytania.

4. Metody komunikacji.

Bardzo ważne są metody, które wybierzesz, aby poinformować pracowników o przeprowadzce do biura. Dają one każdemu możliwość zadawania pytań, czytania o nowych zajęciach dodatkowych w czasie wolnym w biurze i otrzymywania regularnych informacji o przeprowadzce. Oto kilka sugestii, które mogą być bardzo pomocne:

  • Posiadaj większą świadomość dotyczącą kultury pracy twarzą w twarz;
  • Organizuj spotkania indywidualne;
  • Umieszczaj informacje w pokojach socjalnych lub innych miejscach wspólnych;
  • Zaplanuj spotkania departamentów lub zebrania grupowe;
  • Rozpowszechniaj wiadomości przez Internet/pocztę elektroniczną;
  • Wysyłaj biuletyny Prezesa Zarządu;
  • Korzystaj z tablicy ogłoszeń w pomieszczeniach służbowych.

5. Zapoznaj się z treścią wiadomości.

Pomyśl, jakie inne wiadomości, które chcesz przekazać swoim pracownikom, poza faktem, że jesteś przeniesienie firmy. Aby uniknąć pytań, możesz chcieć podzielić się bardziej szczegółowymi informacjami na te pytania dodatkowe.
Dzielenie się swoimi przemyśleniami na temat tego, w jaki sposób nowo powstałe biuro może pomóc w rozwoju firmy, jak może stworzyć lepsze środowisko pracy, w którym pracownicy mogą prosperować oraz jak wywrze bardziej pozytywne wrażenie na klientach i gościach, z pewnością pomoże utrzymać ducha na wysokim poziomie.

6. Przekazywanie istotnych komunikatów do różnych grup i działom.

Różne zespoły/działy mogą mieć różne harmonogramy przeprowadzek i mogą mieć dostęp do różnych pomieszczeń w nowej lokalizacji biura. W związku z tym należy zastanowić się nad sposobem rozpowszechniania tych informacji za pośrednictwem każdego kanału komunikacji, aby udostępnić wszystkim zespołom szczegółowe instrukcje.

7. Przewidywanie oporu.

Podczas gdy niektórzy pracownicy nie mają nic przeciwko zmianom, inni mogą mieć pewne problemy z przewozem mebli. Powiedzmy, że ktoś może być całkiem zadowolony z istniejącego środowiska pracy i może postrzegać zbliżającą się przeprowadzkę biura jako trudną zmianę tempa, do którego musi się przyzwyczaić. Jest to całkiem normalne, ale poprzez zapewnienie pewnej zachęty i utrzymanie na sercu interesów pracowników będziecie mogli znacznie, znacznie ułatwić proces przeprowadzki.

8. Udzielać pomocy.

Wspieraj pracowników, którzy mogą mieć pewne obawy związane z przeprowadzką do biura. Portale społecznościowe mogą być wykorzystywane jako sposób na udzielenie im pomocy poprzez udostępnianie hiperłączy do forów internetowych, punktów pomocy technicznej oraz poprzez oferowanie łatwego dostępu do innych przydatnych zasobów. Dzięki temu pracownicy mogą opowiadać własne historie i znaleźć indywidualne odpowiedzi na niewypowiedziane pytania dotyczące przeprowadzki do nowego biura.

9. Zaangażuj pracowników w proces przeprowadzki.

Zaangażowanie pracowników w przeprowadzkę pozwoli utrzymać wysoki poziom morale przez cały czas trwania procesu relokacji i pomoże im poczuć się docenianymi. Jeśli zastanawiasz się, jak dokładnie zaangażować swoich pracowników w przeprowadzkę, oto kilka sugestii:

  • Zapytaj ich o opinie na temat układu i projektu obecnego biura;
  • Zapytaj ich o kilka kreatywnych pomysłów na to, jak zaprojektować nową siedzibę;
  • Zaangażuj ich w „chrzest” nowych sal konferencyjnych;
  • Zapytaj ich, jak sprawić, by recepcja stała się miejscem przyjaznym dla odwiedzających;
  • Zapytaj ich o wszystko, co może być ciekawe (związane z przewozem mebli do nowego biura), ponieważ to oni spędzają większość dnia w biurze.

Wskazówka: Plebiscyt może być doskonałym sposobem na poproszenie pracowników o zgłaszanie sugestii. Zwycięzcy mogą otrzymać małe, ale znaczące nagrody za jak najlepsze sugestie.

10. Zwiększenie komunikacji w miarę zbliżania się terminu przeniesienia siedziby biura.

W miarę zbliżania się daty przeprowadzki należy korzystać z większej ilości dostępnych kanałów komunikacji. Możesz porozmawiać z działem IT i skontaktować się z pracownikami za pomocą powiadomień lub przewijanych nagłówków, aby przypomnieć im o ważnych terminach, w tym:

  • Aktualizacja ich danych kontaktowych;
  • Pakowanie osobistych powierzchni biurowych;
  • Ubieganie się o nowe przepustki bezpieczeństwa;
  • Rezerwowanie miejsc na parkingu.

11. Ułatwienie przejścia.

Niektórzy pracownicy mogą potrzebować więcej czasu na dostosowanie się do nowego środowiska pracy, więc po zakończeniu przeprowadzki i wprowadzeniu się do nowego miejsca pracy, warto zapoznać się z tym, jak wszyscy radzą sobie ze zmianą adresu. Zorganizuj również, aby ktoś sprawdził, czy nie ma problemów z aklimatyzacją w nowym rozmieszczeniu miejsca pracy lub na poszczególnych stanowiskach pracy.

12. Zasady przeprowadzania konsultacji pracowniczych

Przepisy stanowią, że wszelkie zmiany, które mają bezpośredni wpływ na pracowników, należy z nimi przedyskutować. Konsultacje mogą być niezbędnym etapem planu przekazywania informacji.

13. Świętowanie.


Czy na Ziemi jest ktoś, kto nie lubi świętować? Naprawdę nie wydaje mi się. Przenoszenie całego przedsiębiorstwa i pracowników może być niezwykle stresującym i pracowitym czasem nie tylko dla Ciebie, ale dla każdego, kto jest w jakiś sposób zaangażowany w Twoją działalność. Gdy wszystko zostanie zrobione, zorganizuj przyjęcie dla swoich pracowników i innych ważnych partnerów. W ten sposób każdy dość szybko zapomni o minionym dniu lub tygodniu spędzonym na przeprowadzce. Ponadto, pracownicy pozostaną zmotywowani, a Twoja firma będzie działać w zwykłym, dobrym tempie.

Taxi bagażowe można zamówić na stronie: http://www.bagazowe.com.pl/